Logistik Zeiterfassung und Webniar

Auf die Minute genau

Logistik Zeiterfassung und Webniar

Simone Bost, Prokuristin bei Schröder Logistik, und Rainer Sander von der M∙SOFT Organisationsberatu

Wurden bis vor einigen Monaten die Spesenabrechnungen noch auf handschriftlichen Zetteln von den Fahrern eingereicht, bedeutete für die Mitarbeiter in der Verwaltung der manuelle Abgleich mit den Daten des digitalen Tachographen einen hohen Aufwand: Passen die Zeiten? Sind Spesen korrekt angegeben?

Und auch die Eingabe von Stunden per Hand in ein Zeitmanagement-System zur Übergabe an die DATEV für die Personalabrechnung benötigte viel Zeit.

Simone Bost, Prokuristin bei Schröder Logistik, hat daher die Digitalisierung vorangetrieben.
Seit über 25 Jahren im Unternehmen, erinnert sie sich noch an die Personalabrechnung, die komplett per Hand gemacht wurde. Aus der Erfahrung weiß Bost also wie wichtig es ist neuen Lösungen gegenüber aufgeschlossen zu sein um immer weiter voranzukommen.

Umfangreiche Anforderungen

Bost hat in diesem Fall einen alten Kontakt wieder aufleben lassen und sich an Rainer Sander gewendet. Sander ist bei der MSOFT Organisationsberatung aus Dissen im Bereich Zeitmanagement als Berater tätig.

Nach ausführlichen Gesprächen wurde ein Leistungsportfolio erstellt, das die umfangreichen Anforderungen bei Schröder Logistik zusammenfasst: von den unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen bis hin zur Abrechnung von Spesen und der Nutzung der Daten aus dem Tachographen.

Flexible Lösung findet Einsatz

Im Markt gab es bislang für die vielfältigen Anforderungen keine Lösung, die Schröder Logistik von vorne bis hinten unterstützt. „Vorne“ ist dabei Tachonova, das bei Schröder als digitaler Tachograph Einsatz findet, „hinten“ die Personalabrechnungssoftware.

Mit dem Zeitmanagementsystem TIME4 von MSOFT bot sich die passende Ausgangslösung, die das Bindeglied zwischen den Daten des digitalen Tachographen und der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung darstellt.

Durch ein flexibles Schnittstellenmanagement erfolgt die Übergabe der Daten aus Tachonova in TIME4. Dadurch entfällt die manuelle Eingabe der Daten. Bei den Fahrern lassen sich die Lenk- und Ruhezeiten auf einen Blick anzeigen und auswerten – mit minutengenauer Darstellung für eine korrekte Spesenabrechnung.

Eine weitere wichtige Voraussetzung ist die Abrechnung nach dem Mindestlohngesetz. Die erfassten Zeiten werden über TIME4 archiviert und können bei Bedarf zu Prüfungen herangezogen werden.

Abteilungs- und Standort-übergreifend

Die eingesetzte Lösung bietet für Schröder Logistik den Vorteil, dass auch die Außenlager einbezogen werden können und die Mitarbeiter in Lager und Verwaltung über Terminals ihre Kommt-/Geht-Zeiten erfassen.
Auf Knopfdruck erhält man einen Überblick der geleisteten Stunden oder kann sich Berichte z.B. zur Urlaubsstatistik anzeigen lassen. Berücksichtigung finden dabei individuelle Arbeitszeitkonten und Vereinbarungen. Auch die Unterscheidung zwischen Zeitkonten und Wertkonten werden im Programm abgebildet.

Wichtige Grundlage für die Disposition

Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub, Krankheit oder Elternzeit lassen sich im Programm mit dem Abwesenheitsplaner erfassen. Bei Bedarf kann hier auch ein Genehmigungsverfahren Berücksichtigung finden.
Den Disponenten stehen diese Daten dann als Übersicht im Lesemodus zur Verfügung – als Grundlage für eine reibungslose Planung der Touren.

Nahtlose Übergabe der Daten

Alle für die Personalabrechnung relevanten Daten lassen sich aus TIME4 an die Lohn- und Gehaltssoftware DATEV per Schnittstelle übergeben. So entfällt auch an dieser Stelle manueller Aufwand für Eingaben oder Prüfungen.

Übergangszeit einplanen

Die Einführung von TIME4 erfolgte sukzessive in die bestehenden Abläufe.
So wurde für einen festgelegten Zeitraum auf die herkömmliche Weise weitergearbeitet und parallel das neue System eingesetzt. In dieser Zeit wurde TIME4 so weiterentwickelt, dass die vielfältigen Voraussetzungen für übersichtliche Zeitkontendarstellungen und Weiternutzung der Daten geschaffen werden konnten.

Simone Bost selbst ist in dieser Zeit der enge Kontakt zur Entwicklung von MSOFT wichtig gewesen. „Gerade in der Hochphase der Einführung hatte ich mit MSOFT eine „Standleitung“, damit wir gemeinsam das beste Ergebnis erreichen“, führt Bost aus, die sich nach der intensiven Einführungsphase in guten Händen weiß. „Mit der aktuellen Lösung ist sicherlich nicht das Ende erreicht, denn durch technische Neuerungen und gesetzliche Vorgaben werden wir uns – gemeinsam mit MSOFT – stetig weiterentwickeln.“

Aktuelles Webinar zum Thema: Logistik und Zeiterfassung

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Kompetenz aus einer Hand

Bereits seit über 30 Jahren entwickelt M-SOFT kaufmännische Software. „Dabei ist es wichtig, den Anforderungen der Kunden stets einen Schritt voraus zu sein und nachhaltige Lösungen anzubieten“, wie Torsten Welling, Vertriebsleiter von M-SOFT, ausführt.
Dabei wissen die Kunden des Dissener Anbieters das ganzheitliche Angebot von Software und Beratung bis hin zu EDV-Dienstleistungen zu schätzen.

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ERP und ELO Software: Ein gelungener Einstieg in die Systeme

Das Angebot der TEPE GmbH & Co. KG hat System. Das versprechen die eingesetzten Software-Lösungen der MSOFT Organisationsberatung.

ERP und ELO Software: Ein gelungener Einstieg in die Systeme

Peter Marwitz, M·SOFT, und Maximilian Klein, TEPE Systemhallen, freuen sich über die ERP Einführung

Startschuss gefallen

Seit Anfang März ist der Startschuss bei TEPE gefallen. Nach einem ausführlichen Auswahlprozess und intensiven Vorbereitungen wurden bei dem Systemhallen-Anbieter die ERP-Lösung Business five von MSOFT sowie das Dokumentenmanagement-System ELO eingeführt.

Gerade im Bereich der Angebotskalkulation überzeugt Business five . „Damit verschlanken
wir unsere Prozesse und sparen Zeit“, führt Maximilian Klein, u.a. verantwortlich für die IT bei TEPE, Gründe zur Entscheidung für MSOFT an.

Ein weiterer Vorteil: Die Kombination aus Produktion und Handel, die mit Business five abgedeckt
wird. So wird das Programm übergreifend für alle Abteilungen eingesetzt werden und Doppelerfassungen gehören der Vergangenheit an.

Flexibel mit System

So standardisiert die angebotenen Hallen bei TEPE sind, werden diese auf Wunsch modular nach
Kundenanforderungen zusammengestellt. „Dazu war gerade im Vorfeld eine gute Vorbereitung nötig“, erläutert
Klein, „So haben wir z.B. detailliert einzelne Stücklisten zu unseren Modulen und Mustervorgänge für die
verschiedenen Hallen erstellt. Dies macht es unseren Mitarbeitern bei der Kalkulation einfacher.“

Dank der guten Vorbereitung und ergänzenden Schulungen hat Maximilian Klein gemeinsam mit MSOFT eine solide Grundlage geschaffen um alle Kollegen bei der Einführung mitzunehmen.

Zugriff auf die Systeme

Ziel der neuen Lösungen ist es für Maximilian Klein, mehr zu digitalisieren sowie Informationen
übergreifend und nachhaltig zu archivieren. Im Rahmen der DIN EN 1090 ist die Archivierung nach rechtlichen
Aspekten ein Thema und wird, wie ein GoBD-konformes Arbeiten, vom Dokumentenmanagement-System ELO unterstützt.

Über die Funktion der Barcode-Erkennung werden im Wareneingang Belege automatisch archiviert und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet.

Mit ELO bieten sich neben der klassischen Dokumentenablage vielfältige Möglichkeiten, wie z.B. Workflows: hiermit werden Arbeitsprozesse definiert und unterstützt.

Bei der Firma TEPE wird ein Workflow z.B. direkt bei Eingang einer Kundenanfrage gestartet:

Mit über 25 festen Mitarbeitern agiert TEPE vom Standort Dülmen aus und beliefert seine Kunden bundesweit und im deutschsprachigen Ausland. Die zuständigen Abteilungen bzw. Mitarbeiter erhalten eine Information zu ihren Aufgaben. Darüber hinaus erhalten Sie auf einen Blick den Stand eines Projektes. Desweiteren arbeitet ELO mit
Business five zusammen. ELO greift auf Stammdaten aus Business five zu und Unterlagen werden Vorgangsbezogen archiviert.

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M-SOFT präsentiert Produkthighlights auf der DACH+HOLZ

Lösungen aus einer Hand

M-SOFT präsentiert Produkthighlights auf der DACH+HOLZ

Messestand M-SOFT Dach und Holz

Zu 100% mobil gehen
Lösungen aus einer Hand bot die Firma M-SOFT. Mit einem gesamthaften Portfolio von der Auftragsbearbeitung über Zeiterfassung bis hin zur Lohnabrechnung – die immer vielfältigeren Anforderungen an die Büroorganisation lassen sich mit Hilfe einer abgestimmten IT-Struktur meistern.
Hierbei steht zum einen die Projekt- und Zeiterfassung im Vordergrund. Was bislang noch mit handschriftlichen Zetteln funktioniert, wird mit TIME4 – der mobilen Zeiterfassung – digitalisiert und per Knopfdruck ins Büro übertragen. So kann der Projektstand direkt eingesehen werden und z.B. für die Nachkalkulation genutzt werden.

Vom Büro an die Baustelle
Informationen fehlen und ständig im Büro anrufen? Auch das gehört der Vergangenheit an. In Verbindung mit der Auftragsbearbeitung PASST.prime kann der Dachdecker über die Kundeninformations-App (KIS) relevante Kunden- und Auftragsdaten direkt über sein Smartphone / Tablet abrufen. So erhält der Dachdecker ein durchdachtes Konzept, was sein Büro mit dem Handwerker vor Ort „verbindet“.

Aus der Praxis für die Praxis
Mit Partnern wie der DachTools GmbH werden Dachdeckern integrierte Lösungen geboten. Aus handwerklicher Erfahrung geboren, bietet DachTools sprichwörtlich ein gezeichnetes Angebot: in drei Schritten lässt sich die Dachkonstruktion inkl. einem professionellem Aufmaß fertigstellen. Die Daten bilden eine sichere Kalkulationsgrundlage und ein objektbezogenes Leistungsverzeichnis. Durch eine nahtlose Übertragung an die Auftragsbearbeitung von M-SOFT lassen sich die Daten direkt weiterverarbeiten.

Alles in allem war die DACH+HOLZ für M-SOFT ein gelungener Auftakt ins Jahr. „Unsere Erwartungen wurden übertroffen und die Nachfrage zeigte, dass es großen Bedarf gibt, schneller und mit weniger Aufwand Daten zu erfassen und gewinnbringend auszuwerten“, bringt Thorsten Welling, Vertriebsleiter M-SOFT Organisationsberatung GmbH, die DACH+HOLZ auf den Punkt.

Weiter Infos zur M-SOFT Dachdeckersoftware

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Kostenfreies Seminar: Cybercrime – Wie schütze ich mein Unternehmen?

„Uns wird es nicht treffen“, das denken sich bestimmt viele Unternehmen und dann muss nur ein Mitarbeiter auf eine unscheinbare E-Mail klicken und das ganze Chaos nimmt seinen Lauf.

Das kann einen schneller treffen als man meint und hinterher ist man immer klüger. Aber das bringt natürlich nichts mehr. Daher lädt der Softwarehersteller und IT-Dienstleister M-SOFT Organisationsberatung aus Dissen alle Interessierten zu einer kostenlosen Informationsveranstaltung ein.

Gemeinsam mit Jörg Peine-Paulsen, einem Vertreter des Verfassungsschutzes Niedersachsen, und der Firma F-Secure, die sich seit über 25 Jahren dem sicheren Internet verschrieben haben, gibt es spannende Vorträge und Diskussionen rund um
Cybercrime, Verschlüsselungstrojaner und IT-Sicherheit.

Profitieren Sie von dem langjährigen Know-how der Experten und machen Sie sich schlau bevor es zu spät ist und Sie sagen „Hätte ich mich mal besser vorbereitet“.

Informationen zur Veranstaltung:
Termine 14.03.2018 oder 10.04.2018
Ort: Hotel Van der Valk, Melle
Uhrzeit: 09:30 – 12:30 Uhr
Anmeldungen können direkt über die Website der M-SOFT Organisationsberatung erfolgen: www.msoft.de

Über M-SOFT Organisationsberatung GmbH
Seit über 30 Jahren steht M-SOFT für IT-Dienstleistungen aus einer Hand. Von Branchenlösungen für Handwerk, Industrie und Handel über mobile Lösungen wie eine Zeiterfassung bis hin zur gesamten IT-Infrastruktur. Über 100 Mitarbeiter und zahlreiche Partner und Niederlassungen im gesamten DACH-Gebiet betreuen über 5.500 Kunden.
Standort: Hotel Van der Valk
Strasse: Wellingholzhausener Straße 7
Ort: 49324 – Melle (Deutschland)
Beginn: 14.03.2018 09:30 Uhr
Ende: 14.03.2018 12:30 Uhr
Eintritt: kostenlos
Buchungswebseite: https://www.msoft.de/aktuelles/messen-events/messen-events-terminanfrage.html?tx_cytseminars_ext%5BseminarUid%5D=153

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